12 Contoh Surat Jalan Dinas, Barang, Pembelian, Penitipan, Dll

Contoh Surat Jalan. Bagi anda yang baru mendengar surat jalan pasti bertanya-tanya tentang apa itu surat jalan dan apa kegunaannya. Surat jalan biasanya digunakan oleh pabrik atau perusahaan sebagai syarat administrasi yang harus dipenuhi dalam pengiriman barang. Surat jalan ini dibawakan ke supir atau pengirim barang dari pabrik untuk dipenuhi tanda tangan dari pihak yang berwenang dalam proses pengiriman barang tersebut.

Semua orang yang memiliki sebuah usaha, pekerjaan, atau profesi yang berkaitan dengan institusi tertentu pastinya membutuhkan berkas penting seperti surat jalan. Namun, sayangnya tidak semua orang memahami berbagai hal terkait informasi, struktur dan format penulisan, serta contohnya. Oleh karena itu, informasi tentang contoh surat jalan perlu disebarkan agar bisa ditemukan dengan mudah oleh semua orang yang membutuhkan.

contoh surat jalan terbaik
contoh surat jalan

Surat jalan dibuat ketika beberapa pihak seperti perusahaan, lembaga, dan institusi yang memiliki kepentingan dalam keperluan transaksi penjualan dan pembelian, serta beberapa berkas resmi, seperti surat perizinan, dan lain-lain. Perlu diperhatikan dengan baik berbagai aturan untuk menulisnya agar surat jalan bisa dipahami oleh si penerima sehingga bisa menjalankan berbagai hal yang telah tertulis di dalam surat tersebut.

Informasi paling penting perlu Anda ketahui salah satunya tentang contoh surat jalan, karena akan memberikan gambaran jelas bagi Anda untuk menulis surat jalan dengan tepat. Selain contoh, sebelumnya Anda juga harus memahami berbagai unsur tentang surat jalan agar penulisan bisa dilakukan dengan detail dan rinci, selanjutnya Anda hanya perlu mempraktekkan dengan menulis seratnya secara langsung menggunakan referensi atau acuan contoh surat jalan tersebut.

Surat jalan ini penting karena selain digunakan sebagai bukti pengiriman barang, surat jalan juga digunakan untuk melakukan tagihan ongkos pengiriman dari ekspedisi kepada pabrik. Agar Anda mendapatkan gambaran lebih detail, jelas dan rinci maka perlu mencermat penjelasannya pada berbagai poin di bawah ini.

Pengertian dan Fungsi Surat Jalan

contoh surat jalan dan pengertiannya
contoh surat jalan

Surat jalan adalah dokumen perjalanan yang dibawa oleh supir dari tempat muat (pabrik pengirim) ke tempat bongkar (pabrik atau gudang penerima) untuk dipenuhi proses administrasinya kemudian dibawa kembali oleh perusahaan ekspedisi. Surat jalan ini digunakan untuk mengetahui tanggal pengiriman, tanggal penerimaan, barang serta ukuran yang dibawakan oleh supir, jumlah tonase barang yang dibawa, serta keterangan yang mencantumkan adanya barang kembali atau tidak.

Surat jalan ini dibutuhkan sebagai bukti fisik yang dibawakan oleh pengirim yang nantinya digunakan perusahaan ekspedisi untuk melakukan tagihan ongkos kirimnya. Pihak yang membuat surat jalan ini adalah pabrik yang melakukan pengiriman. Ketentuan surat jalan pada masing-masing pabrik ini berbeda sesuai dengan format surat jalan yang telah digunakan oleh pabrik.

Surat jalan ini biasanya memiliki hal-hal yang harus diperhatikan dan harus dipenuhi kelengkapannya agar dapat dilakukan penagihan. Dalam hal ini, pihak yang bertugas mengecek kelengkapan surat jalan beserta barangnya adalah supir. Supir memiliki wewenang penuh terhadap barang yang dibawa, dalam hal ini supir mewakili sebuah ekspedisi dalam melakukan pengiriman barang. Dalam surat jalan pasti ada surat jalan asli, tindesan, denah lokasi pembongkaran, dan tonase.

Empat surat ini pasti ada di dalam surat jalan, namun masing-masing pabrik ada yang memisahkan keempatnya, ada yang tidak. Terkadang ada satu surat jalan yang di dalamnya sudah ada yang asli, tindesan, dan tonase, tanpa harus ada surat denah lokasi pembongkaran. Denah lokasi pembongkaran ini tidak harus ada namun terkadang disertakan agar memudahkan supir dalam melakukan proses bongkar.

Contoh ketentuan surat jalan yang wajib dipenuhi adalah seperti surat jalan beserta tindesannya, tindesan ini juga memiliki peran penting pada proses penagihan, karena beberapa pabrik mengharuskan ekspedisi melampirkan tindesan berwarna merah dan hijau kepada pabrik.

Biasanya dalam sebuah proses pengiriman, satu pabrik memberikan surat jalan yang diantaranya terdapat hal-hal yang harus dibawa oleh supir dan yang harus ditinggal di gudang tempat bongkaran. Oleh karena itu pihak bongkaran wajib mengetahui ketentuan pabrik ini sehingga tidak merugikan perusahaan ekspedisi karena supir memiliki perhatian yang rendah terhadap hal ini.

Surat jalan ini memiliki beberapa fungsi, yaitu sebagai bukti dokumen resmi yang diberikan oleh pihak penjual kepada pihak pembeli, memberikan rincian yang jelas dan singkat terhadap barang yang dikirimkan kepada pihak pembeli, dan sebagai bukti bahwa barang telah dikirim oleh pabrik dan telah diterima oleh pembeli melalui bukti tanda tangan dan stempel yang terdapat pada surat jalan.

1. Ciri- Ciri Surat Jalan

contoh surat jalan dan ciri cirinya
contoh surat jalan

Surat jalan memiliki ciri-ciri, yaitu:

1. Terdapat nomor DO (delivery order)

Dalam surat jalan ini tidak harus terdapat banyak kalimat, karena di dalam surat jalan hanya tercantum data-data penting terkait pabrik dan ekspedisi. Dimana di dalam surat jalan tersebut memiliki nomor order yang secara struktur telah dicatat oleh pabrik, biasanya nomor order ini diperbarui selama satu tahun orderan.

2. Terdapat nomor surat jalan

Kemudian nomor surat jalan, nomor ini biasanya tergantung pada tahun dan bulan pada angka awal, sedangkan pada angka yang terakhir tergantung pada urutan surat jalan yang telah dibuat.

3. Terdapat tanggal muat (proses pabrik menaruh barang ke truk ekspedisi)

Kemudian tanggal muat, tanggal muat ini biasanya sama dengan tanggal order, namun tergantung intensitas pabrik dalam menaikkan muatan barang kepada truk, biasanya truk ini memiliki antrian muatan sehingga tidak jarang tanggal order berbeda dengan tanggal muat, atau sebaliknya.

4. Terdapat daftar barang, jumlah barang, dan tonase barang dalam satu proses muatan barang

Selanjutnya, dalam surat jalan terdapat data seperti daftar barang, jumlah bang, dan tonase barang yang berbeda-beda macamnya sesuai dengan orderan. Daftar yang ada dalam surat jalan ini harus sama dengan barang yang ada di dalam truk, sehingga barang dan surat jalan ini melalui pengecekan berkali-kali, pertama pada saat muat di pabrik, kemudian pada saat setelah menaikkan barang ke truk, kemudian pada saat truk keluar dari pabrik.

Fungsi tiga kali pengecekan dalam pabrik ini dilakukan agar memastikan kembali barang yang dibawa dengan barang yang terdapat dalam surat jalan itu sama. Kelebihannya, jika terdapat barang yang kurang dari pabrik dapat langsung diisi saat sebelum keluar dari pabrik. Karena jika truk beserta barang sudah keluar dari pabrik, maka barang tersebut sudah menjadi tanggung jawab supir atau perusahaan ekspedisi.

5. Terdapat tanda tangan pihak pengirim, penerima surat jalan, dan supir

Hal ini berkaitan dengan penjelasan di atas bahwa ketelitian harus digunakan dalam hal ini. Karena jika barang tidak sesuai dengan surat jalan akan menjadi masalah nantinya pada saat melakukan penagihan.

Jika tidak sesuai pula, pihak gudang penerima juga akan melakukan klaim kepada supir pembawa barang atau langsung melakukan klaim terhadap pabrik pengirim barang. Hal ini tergantung pada kebijakan pada masing-masing pabrik. oleh karena itu dilakukan pengecekan ulang setiap pengisian barang kepada truk dan pengecekan ulang pada saat menurunkan muatan ke gudang. Sebelum bongkar, pihak yang melakukan tanda tangan adalah pihak pengirim.

Sedangkan pada saat bongkar, pihak yang melakukan tanda tangan adalah pihak penerima barang dan supir pengantar barang. Hal ini harus jelas dicantumkan tanda tangan beserta nama, bahkan stempel untuk legalitas surat jalan tersebut.

6. Terdapat stempel pada setiap tanda tangan yang tercantum dalam surat jalan

Stempel dalam surat jalan berfungsi untuk melegalkan surat jalan yang telah dibuat. stempel ini juga digunakan sebagai berlakunya surat jalan tersebut untuk ditagihkan kepada pabrik.

Ciri-ciri di atas merupakan beberapa hal yang wajib ada di dalam surat jalan. Hal-hal tersebut digunakan untuk arsip pihak pabrik dan ekspedisi dalam input data ataupun dalam penagihan pengiriman nantinya. Dalam surat jalan, jumlah dan ukuran sangat penting untuk mengetahui tonase barang yang diangkut oleh truk, karena ongkosan perusahaan ekspedisi tergantung pada jumlah dan ukuran beserta jarak yang ditempuh dari tempat muat ke tempat bongkar.

Biasanya dalam satu set surat jalan terdapat tiga atau empat lembar kertas surat jalan yang memiliki warna putih, merah, kuning, dan hijau (merah, kuning dan hijau ini merupakan tindesan surat jalan aslinya yang berwarna putih). Biasanya surat jalan yang berwarna kuning ditinggal di gudang tempat bongkar barang.

Sedangkan surat jalan lainnya dibawa oleh supir, surat jalan yang paling penting dibawa supir adalah surat jalan berwarna putih dan yang berwarna merah. Surat jalan berwarna putih dan merah ini nantinya akan diberikan perusahaan ekspedisi kepada pabrik untuk melakukan penagihan. Sedangkan oleh pabrik, surat jalan berwarna merah tersebut diberikan kepada customer sebagai bukti pemesanan dan untuk melakukan tagihan pula.

Nah, surat jalan dalam deskripsi sekaligus penjelasan beberapa paragraf di atas merupakan salah satu jenis surat yang berfungsi untuk transaksi. Berbeda halnya jika Anda menuliskan surat jalan untuk keperluan resmi yang melibatkan lembaga atau instansi, seperti birokrasi, pemerintahan, pendidikan, dan sebagainya.

2. Contoh Kasus dalam Surat Jalan

contoh surat jalan dan contoh kasusnya
contoh surat jalan

Surat jalan ini dikatakan sebagai dokumen penting dalam pengiriman barang karena di dalamnya terdapat alat bukti bahwa suatu barang telah dikirimkan dari pabrik menuju gudang tempat penerimaan barang. Surat jalan ini harus lengkap sebagaimana pada saat diberikan, terdapat beberapa kasus jika surat jalan ini tidak terpenuhi, diantaranya :

1. Membuat surat keterangan kehilangan kepada kepolisian
2. Pihak yang menghilangkan membuat berita acara terkait hilangnya surat jalan

Jika telah membuat dua hal di atas, maka pabrik dapat melakukan tindakan, jika keadaan surat jalan hilang pada saat truk beserta barang masih ada di dalam pabrik, maka cukup hanya dengan berita acara pabrik akan membuatkan kembali surat jalan, namun jika hilang pada saat perjalanan menuju tempat bongkar, maka harus membuat surat kehilangan kepada kepolisian. Sedangkan jika surat jalan hilang pada saat setelah bongkar, maka tugas perusahaan ekspedisi membuatkan berita acara dan surat kehilangan kepada kepolisian.

3. Hal Penting dalam Format Penulisan Surat Jalan

contoh surat jalan dan hal penting yang perlu diketahui
contoh surat jalan

Penulisan surat jalan dari berbagai jenis pada dasarnya hampir seluruhnya sama sehingga Anda bisa menyesuaikan dan membuatnya berdasarkan beberapa acuan contoh saja. Tetapi, ada sedikit perbedaan pada beberapa kategori surat jalan, yakni surat yang digunakan untuk keperluan transaksi serta untuk keperluan perizinan.
Berikut ada beberapa poin penting yang perlu Anda perhatikan saat membuat surat jalan untuk keperluan transaksi:

  • Kop surat tergantung pada perusahaan yang bersangkutan dalam menjalankan proses transaksi. Jadi, ada beberapa format penulisan surat jalan menggunakan kop surat ada juga yang tidak, hal tersebut sesuai dengan aturan yang diterapkan di sebuah perusahaan.
  • Semua surat jalan yang digunakan untuk transaksi perlu menggunakan nomor surat serta nomor pesanan.
  • Perusahaan yang membuat surat jalan juga perlu mencantumkan informasi detail tentang jumlah barang pesanan yang akan dikirimkan.
  • Di dalamnya juga harus dicantumkan keterangan, seperti deskripsi atau spesifikasi barang secara detail.
  • Identitas penerima harus ditulis dengan detail, serta disediakan kolom atau tempat untuk memberikan tanda tangan penting dari si penerima dan pengirim surat.

Berdasarkan poin di atas, tentu membuat Anda bisa memahami bahwa penulisan surat jalan yang digunakan secara khusus untuk proses transaksi jual beli lebih difokuskan pada si penerima yang merupakan pembeli produk, serta pengirim sebagai penjual. Dan dapat disimpulkan bahwa surat dengan format di atas hanya bisa digunakan ketika sedang menjalankan bisnis atau usaha saja.

Berbeda halnya dengan penulisan surat jalan yang digunakan untuk keperluan perizinan. Sesuai namanya, surat ini bertujuan untuk memohon izin pada lembaga atau instansi resmi. Oleh karena itu, format penulisannya pun lebih panjang dan detail dibandingkan dengan surat jalan transaksi.

Apabila Anda memerlukan informasti penting untuk menulis surat jalan perizinan dengan baik, maka bisa menyimak beberapa poin di bawah ini:

  • Setiap surat jalan perizinan memiliki bagian kop surat, karena dokumen tersebut pastinya dikeluarkan oleh instansi resmi.
  • Memiliki nomor surat, dan berlaku untuk semua surat jalan perizinan.
  • Deskripsi harus dituliskan secara detail, antara lain tentang identitas orang sekaligus barang yang memerlukan penulisan surat jalan.
  • Memiliki bagian untuk menuliskan keterangan sebagai pemberi informasi tambahan.
  • Di dalamnya juga harus dicantumkan tujuan penulisan surat jalan perizinan tersebut.
  • Surat jalan perizinan memiliki masa berlaku sehingga penentuan batas waktunya harus jelas.
  • Terdapat tanda tangan penanggung jawab dari lembaga atau instansi yang bersangkutan dalam pembuatan surat jalan.
  • Format penulisan surat jalan selanjutnya harus dilengkapi dengan pemberian cap atau stempel untuk menandai bahwa surat terbukti legal dan formal.
  • Pada surat jalan perizinan yang berasal dari institusi kepolisian sifatnya berbayar, namun tergantung penerapan pada cabang kepolisian di daerah tertentu.

4. Jenis Surat Jalan

contoh surat jalan dan jenisnya
contoh surat jalan

Surat jalan sebenarnya memiliki banyak sekali jenis yang perlu Anda ketahui, karena hal tersebut disesuaikan dengan fungsinya dan kepentingan dari masing-masing lembaga atau perusahaan. Berikut ada beberapa jenis surat jalan yang bisa Anda jadikan referensi penulisan.

1. Surat Jalan Pengiriman Barang

Sesuai dengan namanya, surat jalan ini dibuat dengan tujuan memberikan rincian barang yang tertera sesuai pesanan. Sudah jelas jika surat jalan pengiriman barang ini menggunakan format penulisan yang secara khusus digunakan untuk melakukan transaksi jual beli.

2. Surat Jalan Dinas

Surat jalan jenis ini biasa digunakan oleh pihak-pihak yang memiliki keperluan kedinasan, seperti contohnya seperti surat jalan tugas dinas, surat jalan perizinan, dan lain sebagainya. Surat ini biasanya dibuat secara resmi dengan susunan format dan Bahasa penulisan yang baku, serta jelas identitas nama penulis dan si penerima surat.

3. Surat Jalan Kendaraan Kepolisian

Seperti yang telah sedikit disinggung di atas, bahwa beberapa jenis surat jalan yang berasal dari institusi kepolisian memiliki sifat berbayar, tergantung pada tujuan dibuatnya surat tersebut serta resiko yang mungkin terjadi yang menyangkut pihak pengirim dan penerima. Surat jenis ini menggunakan format penulisan resmi seperti pada surat jalan perizinan.

4. Surat Jalan Penjualan Barang Tunai

Selanjutnya adalah jenis-jenis surat jalan yang dibuat untuk bukti transaksi, salah satunya yakni surat jalan penjualan barang secara tunai. Berdasarkan sebutannya, surat dibuat hanya untuk mencatat secara khusus bukti-bukti transaksi jual beli yang dilakukan secara tunai, serta tidak dibuat atas dasar kinerja sales order.

5. Surat Jalan Penjualan Barang Kredit

Berbeda dengan surat penjualan barang tunai, surat ini dikeluarkan pada transaksi jual beli yang dilakukan dengan system pembayaran kredit. Pembuatan surat ini ditulis berdasarkan surat order atau pemesanan dengan tujuan sebagai bukti bahan peneluaran barang.
Pada surat jenis ini, secara khusus nilai kuantitas barang tidak mengalami perubahan dan tidak bisa diubah, karena benar-benar disesuaikan dengan kuantitas yang telah tertulis dalam surat pemesanan.

6. Surat Jalan Drop Kanvasser

Jenis surat jalan drop kanvasser ini dibuat dengan tujuan untuk membuktikan riwayat transfer yang keliar dari persediaan Gudang kepada Kancaser. Pada surat ini nilai kuantitasnya juga ditentukan secara khusus oleh bagian pengelila pergudangan atas dasar pelaksanaan kebijakan peraturan yang telah ditetapkan oleh perusahaan. Hal tersebut biasanya disesuaikan dengan jadwal pelaksanaan tugas operasional para staff pengelola pergudangan.

7. Surat Jalan Retur Pembelian

Jenis surat jalan selanjutnya berhubungan dengan adanya berkas retur pembelian. Sesuai namanya, format penulisan surat tersebut didasarkan pada transaksi yang ditulis oleh pihak di bagian pembelian barang. Nilai kuantitas barang yang dituliskan di sini tidak bisa berubah, karena disesuaikan dengan kuantitas yang sudah tertulis pada retur pembelian sebelumnya.

8. Surat Jalan Titipan Barang

Menitipkan barang tentu harus dilakukan dengan aman, bila perlu disertai dengan berkas pendukung yang bisa dijadikan sebagai bukti resmi. Oleh karena itu, agar barang titipan aman maka perlu dibuat surat jalan penitipan barang. Biasanya surat ini ditulis oleh pihak managemet yang wewenangnya nanti dialihkan kepada staff di bagian pergudangan.

Jumlah atau nilai kuantitas barang untuk keperluan tertentu oleh pihak lain yang masih menjadi salah satu anggota grup perusahaan atau instansi dikeluarkan berdasarkan permintaan dan kebutuhan. Dan perlu Anda ingat, bahwa surat jalan titipan barang ini hanya bisa diberlakukan di dalam ruang lingkup satu grup saja.
Terdapat beberapa catatan penting pada penulisan surat jalan yang secara khusus digunakan untuk transaksi antar perusahaan, yaitu:

  1. Surat jalan atas penjualan tunai antar grup tidak dapat dilakukan, karena bertujuan untuk memelihara adanya data piutang dari masing-masing grup agar seragam. Biasanya permasalahan transaksi antar grup ini berstatus kredit dan diatur sesuai kebijakan antar grup perusahaan.
  2. Pengeluaran surat jalan oleh suatu perusahaan menyebabkan adanya pengurangan nilai kuantitas suatu barang. Kemudian hal tersebut perlu ditulis ke dalam table persediaan serta menuliskan nilai terakhir dari HPP terhadap item produk yang sesuai dengan transaksi.

Contoh Surat Jalan Terlengkap

1. Contoh surat jalan 1

contoh surat jalan pertama
contoh surat jalan

2. Contoh surat jalan 2

contoh surat jalan kedua
contoh surat jalan

3. Contoh surat jalan 3.

contoh surat jalan ketiga
contoh surat jalan

4. Contoh surat jalan 4.

contoh surat jalan keempat
contoh surat jalan

5. Contoh surat Jalan 5

contoh surat jalan kelima
contoh surat jalan

6. Contoh Surat Jalan 6.

contoh surat jalan keenam
contoh surat jalan

Beberapa penjelasan terkait surat jalan di atas tentunya bisa menambah wawasan Anda sekaligus dijadikan sebagai referensi jika sewaktu-waktu ditugaskan untuk menulis surat jalan yang tepat sesuai dengan fungsinya. Sementara contoh surat jalan tersebut dapat dijadikan sebagai salah satu acuan yang jelas untuk membuat surat jalan yang singkat dan padat sesuai dengan kegunaannya, terima kasih.

Bagikan:

Leave a Comment